Para que todas las facturas sean válidas deben contar con una cifra única en cada una de las CFDI a estos códigos alfanuméricos se les conoce como Folios Digitales.
¿Qué son los Folios Digitales?
Con los cambios en la tecnología a través de los años, la administración fiscal mexicana implementó una versión digital del folio fiscal, este se compone de 32 cifras alfanuméricas repartidas en 5 grupos (separados por guiones) y está considerado como un Identificador universal único.
Desde 2005 en México surgió el folio digital como un elemento para validar e identificar las facturas electrónicas emitidas.
El primer folio fue creado con la versión 1.0 del sistema de facturación electrónica CFDI. Este sistema ha ido cambiado de distintas versiones; 2.0, 2.2, 3.0 y 3.3. y ahora la versión 4.0.
Folios Digitales 4.0
En 2023 se hace obligatorio el uso de la versión 4.0 para emitir facturas electrónicas. Sin embargo, esto no implica un cambio significativo en los folios digitales. Estos seguirán siendo 32 cifras alfanuméricas repartidas en 5 grupos.
Los cambios en de la versión 4.0 estarán enfocados principalmente a mayor información de emisores y receptores, facturación global, cancelación de CFDI y campos adicionales en casos de exportación.
¿Para qué sirven?
Emisión de facturas
Para que una factura sea válida ante el SAT es obligatorio que cuente con el folio digital, este pertenece al timbre fiscal.
Las empresas que contratan a los proveedores de facturación lo hacen principalmente porque ellos son los únicos autorizados para otorgar este folio y hacer un reporte ante la autoridad fiscal.
Relación de comprobantes
Con la ayuda de esta cifra es más fácil relacionar los comprobantes fiscales. En caso de que decidas cancelar tu CFDI por algún error, al momento de que generes una nueva solo tendrás que incluir el folio de la factura cancelada.
Verificación de Comprobantes fiscales (CFDI)
Para asegurarnos de que la factura tiene validez ante el Servicio de Administración Tributaria, solo es cuestión de entrar a la página del SAT en el apartado de verificación de comprobantes fiscales digitales por internet y consultar si el folio está registrado en este sistema.
¿Qué es un sistema de Folios digitales?
Es un programa que se utiliza desde un sitio en línea o tienes la posibilidad de descargarlo en un ordenador.
Dentro de este sistema tienes la facilidad de hacer el timbrado de tus facturas, recibos de nómina, llevar las finanzas de tu negocio o empresa de forma electrónica e ingresar los folios digitales para que todos los comprobantes fiscales estén timbrados y sean válidos ante el SAT.
Existen diversos proveedores de facturación que ofrecen a sus clientes un sistema electrónico eficiente y de mayor rapidez para evitar que los ordenadores estén lentos por la saturación de programas o softwares.
¿En dónde se encuentra el folio fiscal en una factura?
Existen dos formas de encontrar tu folio dentro de una factura:
Archivo PDF
Al visualizar tus facturas en archivo PDF te darás cuenta de que en algunas se encuentra esta cifra en la parte superior de la hoja y en otras se encuentra en el apartado final. Te muestro algunos ejemplos:
Formato XML
Aunque este archivo te parezca más difícil de entender, buscar el folio es muy sencillo. Abres el formato en cualquier navegador y presionas Ctrl + F, encontrarás una lupa en donde debes escribir UUID y automáticamente encontrarás los dígitos que estabas buscando.
¿Cómo o dónde se pueden obtener?
Este folio se obtiene a través de cualquiera de los proveedores de facturación que existen. Aquí te muestro cuales son los requisitos y los precios estimados:
Requisitos
- Contar con tu e-Firma. Este trámite se lleva a cabo en las oficinas del SAT, tienes que realizar una cita en línea y presentar los documentos que te piden.
- Tener Certificados de Sellos Digitales (CSD). Con este documento electrónico podrás sellar tus documentos y que estos sean válidos ante el SAT.
- Contar con números de folios desde la plataforma del SAT, llamada SICOFI, o a través de la compra de folios digitales 4.0 con un distribuidor autorizado.
Precios
El costo va a depender de cada proveedor y de cuantos folios necesites. Hay paquetes de facturación electrónica muy completos , van desde los 10 hasta los 20,000 folios.
A continuación te mostraré algunos precios estimados:
| Cantidad | Precio |
| 10 folios | $90 a $130 pesos |
| 25 folios | $220 a $300 pesos |
| 50 folios | $330 a $380 pesos |
| 100 folios | $600 a $680 pesos |
| 200 folios | $900 a $980 pesos |
| 300 folios | $1000 a 1200 pesos |
| 500 folios | $1400 a 1800 pesos |
| 1000 folios | $2400 a $2700 pesos |
| 3000 folios | $4000 a $5000 pesos |
| 5000 folios | $6000 a $7,800 pesos |
| 10,000 folios | $12,000 a $13,000 pesos |
| 20,000 folios | $17,000 a $19,000 pesos |
¿Dónde se pueden verificar los folios?
Como te mencioné anteriormente, para ver si tus folios son válidos necesitas entrar a la plataforma del SAT en el apartado de Verificación de comprobantes fiscales digitales por internet . Debes seguir estos pasos:
- Escribe el folio fiscal que se encuentra en tu factura
- Ingresa el RFC del emisor e Ingresa el RFC del receptor (cliente) No olvides escribir los dígitos que vienen en la última imagen y dar clic en verificar CFDI.
Se abrirá una ventana en donde encontrarás toda la información que servirá de ayuda para revisar que los datos y el folio sean válidos.
En caso de que hayas comprado tus folios digitales, el sitio en donde realizaste tu compra te dejará verificar la validez desde la plataforma.
