Todo sobre la Contabilidad Electrónica

Quiénes deben llevar su contabilidad electrónica La contabilidad electrónica, te permite llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos, como un programa para la facturación electrónica

Esto permite ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT de manera más sencilla y controlada.

Profundicemos en la contabilidad electrónica:

Tabla de los Mejores Sistemas de Contabilidad Electrónica

PROVEEDOR	Facilidad de Manejo	Contabilidad Electrónica	Captura de Datos
1.- Factura-e	El sistema más fácil de manejar	Optimizado para presentarla en el Buzo tributario del SAT	Permite almacenara y capturar información fácilmente
2.- Facturador	Sistema intuitivo y sencillo	Permite hacer la presentación ante el SAT	Puedes gestionar información sin problemas
3.- Contpaqi	Sistema integral. Puede ser confuso	Complementos para presentar la contabilidad Electrónica ante el SAT	Puede ser confusos debido a todas las herramientas
4.- Aspel	Requiere mejoras	Puedes integrarlo con diversas plataformas	Puede ser confusos debido a todas las herramientas
5.- MisKuentas	Requiere ser más amigable su programa de contabilidad	Su sistema cumple, pero requiere más trabajo	Su plataforma necesita mejorar
6.- Microsip	Debe mejorar su usabilidad	Sistema completo y con diversas herramientas.	Tiene integración que permite tener buen control de toda sus información

¿Qué es la contabilidad electrónica?

En México, la contabilidad electrónica implica cumplir con las nuevas disposiciones de la reforma fiscal, esto quiere decir que de forma mensual las personas físicas y morales deberán presentar ante el SAT su información contables para su interpretación y revisión.

La contabilidad electrónica permite llevar todos los registros contables de las empresas, organizaciones o personas a través de los medios electrónicos o plataformas digitales.

Este sistema de control administrativo permite llevar un control más estricto de la contabilidad y facilita el almacenamiento e intercambio de información.

¿Quiénes deben llevar su contabilidad electrónica?

Inicio de la Contabilidad Electrónica La aplicación de la contabilidad electrónica se comenzó a platicar e forma gradual, desde el 2013 comenzaron a presentar su información siendo el 2016 cuando se volvió obligación para los contribuyentes.

Cabe resaltar que los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica, siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis cuentas”.

Personas Morales y Personas Físicas con ingresos acumulables mayores o iguales a 4 millones de pesos en el ejercicio
Personas Morales y Personas Físicas con ingresos acumulables menores a 4 millones de pesos en el ejercicio
Personas Morales y Personas Físicas del sector primario que optaron por presentar su declaración semestralmente
Personas Morales con fines no lucrativos
Personas Morales y Personas Físicas inscritas

Para llevar tu contabilidad electrónica y cumplir con los documentos que deberás presentar ante el SAT debes tener en orden la siguiente información:

Registros Contables, Catálogo de Cuentas y Pólizas (Ingresos, Egresos y Diario).
Avisos o Solicitudes en el RFC, así como la Documentación soporte.
Declaraciones de Impuestos, ya sean Anuales, Informativas y de Pagos Provisionales, mensuales, Bimestrales, Trimestrales o Definitivos.
Estados de Cuenta Bancarios (Inversiones, Tarjeta de Crédito, Débito o Servicios) y las Conciliaciones Bancarias.
Acciones, Partes Sociales y Títulos de Crédito en los que sea parte el contribuyente.
Documentación relacionada con la contratación de PF ( Contrato con Trabajadores o contrato de Subcontratación) así como su inscripción yavisos en el INFONAVIT e IMSS.
Documentación relativa a Importaciones y exportaciones (Aduanera o Comercio Exterior).
Registro de las operaciones, Actos o Actividades.
Las demás declaraciones a que estén obligados en los términos de las disposiciones fiscales.

¿Cómo llevar la contabilidad electrónica?

Se tiene que llevar de forma estructurada, considerando los registros y asientos contables medios electrónicos e ingresar de forma mensual la información contable del contribuyente a través de la página de Internet del SAT.

Al SAT se tiene que enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador.

Para tener un control más estricto y facilitar los procesos lo recomendable es contar con algún sistema de contabilidad en linea.

Este sistema te permitirá llevar:

Cálculo de Impuestos
Contabilidad Electrónica
Reportes Financieros
Timbrado de recibos de nomina
Timbrado de facturas

Aquí puedes probar el sistema que mejor calificación alcanzo en nuestra evaluación de mejores sistemas para contabilidad electrónica:

Contabilidad electrónica personas Físicas

Las personas físicas deberán llevar los registros y asientos contables puestos dentro de medios electrónicos que se ingresarán mensualmente en la información contable del contribuyente de la página del SAT.

Deberán entregar su catálogo de cuentas, balanza de comprobación y la información de pólizas y auxiliares, los archivos deberán generarse a través del portal del SAT y entregarlo todo mediante el buzón tributario haciendo uso de la firma electrónica.

Contabilidad electrónica personas Morales

Deben enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas en donde se indique el código agrupador del SAT, es indispensable que recuerden adjuntar los comprobantes de ingresos y egresos, para mandarlo a través del buzón tributario antes del día 25 de del mes siguiente a lo que se está declarando.

Requisitos para presentar la Contabilidad Electrónica

Primeramente deberás contar con tu e-firma (Firma electrónica).
En segundo lugar deberás contar con los XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura de acuerdo a lo establecido.
En tercer lugar tendrás que contar con acceso a Internet para poder realizar el proceso.

Ya que tengas tus archivos .ZIP con el detalle de tu contabilidad, como lo indican los esquemas (XSD) publicados por el SAT para:

Catálogo de cuentas.
Balanza de comprobación o pólizas del periodo.
Auxiliar de cuenta o subcuenta.
Auxiliar de folios fiscales.

Recuerda que antes de enviar la información debes asegurarte los porcentaje de impuestos esten bien calculados. Puedes utilizar esta Calculadora de Porcentajes para confirmas que tus datos son correctos.

Evaluación de los Mejores de Sistemas de Contabilidad Electrónica

Existes diversos sistemas que permiten llevar tu contabilidad en línea y facilitan presentar la contabilidad electrónica.

En Facturación hicimos una evaluación de los mejores programas y puedes consultarla Aquí:

Los Mejores Sistemas de Contabilidad Electrónica en México 2020

¿En que formatos se envía información contable?

La información se enviará en archivos comprimidos con formato zip a través del Buzón Tributario o en la sección Trámites de este Portal; el envío debe hacerse con firma electrónica vigente.

El catálogo de cuentas deberá enviarse por primera vez junto con la balanza de comprobación y cuando se modifiquen o adicionen las cuentas de mayor o las subcuentas que fueron reportadas.

Balanza de comprobación

En el caso de las morales y personas físicas, dentro los primeros 3 o 5 días hábiles respectivamente, al segundo mes posterior al que corresponde la información y así sucesivamente.
Los contribuyentes que coticen en Bolsa enviarán sus archivos mensuales dentro los primeros 3 días hábiles, al segundo mes posterior al trimestre que corresponda.
Las personas morales y las personas físicas del Sector Primario que optaron por presentar sus declaraciones semestralmente, podrán enviar sus archivos mensuales dentro de los primeros 3 y 5 días hábiles respectivamente al segundo mes posterior al semestre que corresponda.

¿Cómo enviar la contabilidad electrónica por el buzón tributario?

Se debe enviar a través del Buzón Tributario o el portal “Trámites y servicios” en la sección “Trámites” en www.sat.gob.mx en los tiempos establecidos.

En este grupo de contribuyentes se encuentran el sector financiero y las personas morales; también las personas físicas que realicen actividades empresariales o que presten servicios profesionales y que tengan ingresos anuales iguales o mayores a 2 millones de pesos.

Los contribuyentes del RIF, las personas físicas con ingresos anuales menores a dos millones de pesos, las sociedades, las asociaciones civiles y los fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles, cuentan con opciones alternas para cumplir con esta obligación.

Primero que nada debes de contar con la firma electrónica vigente (FIEL).
Debes de tener el(los) archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida.
Contar con acceso a Internet para realizar el envío.
Una vez que el contribuyente tiene el o los archivos .ZIP con el detalle de su contabilidad electrónica, de acuerdo a los esquemas (XSD) publicados por el SAT, deberá ingresar a la página del SAT, en Trámites y servicios, Buzón Tributario (autenticarse con su Firma Electrónica (Fiel) o bien con su usuario y contraseña) seleccionar Aplicaciones Contabilidad Electrónica y Envío.
Dentro del proceso de envío, el sistema da la opción de sellar la información a enviar.
Se deberá seleccionar la información a enviar, indicando alguno de los siguientes motivos de envío:

Envío Mensual.
Acto de Fiscalización.
Fiscalización Compulsa.
Devolución.
Compensación.

Se adjuntan los archivos a enviar de acuerdo con el motivo de envío seleccionado.

El sistema pide confirmación del envío y al seleccionar “de acuerdo” se realiza el envío de la información contable.

La información se procesará y posteriormente el contribuyente podrá ingresar a la consulta de acuses para verificar si su información terminó de procesarse y obtendrá el acuse definitivo de aceptación o rechazo de la misma.

¿Qué información debe presentarse ante el SAT?

Al momento de presentar tu contabilidad electrónica es necesario que proporciones tu catálogo de cuentas y la balanza de comprobación.

El SAT suele solicitar las pólizas generadas en el periodo y los auxiliares, pero solo en casos especiales.

Todos los documentos presentados deben escribirse en el idioma español, la información debe expresarse en pesos mexicanos y estar en formato XML para posteriormente comprimirlos en un archivo zip.

Esta es la información que tienes que enviar al SAT

Catálogo de cuentas del periodo
Balanzas de comprobación mensual y del cierre del periodo (saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital y resultados)
Pólizas del periodo (Si el SAT lo solicita: Transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares.)
Auxiliar de folios de comprobantes fiscales. En caso de Acto de Fiscalización; Fiscalización Compulsa; Devolución; Compensación
Auxiliar de cuenta y subcuenta. En caso de Acto de Fiscalización; Fiscalización Compulsa; Devolución; Compensación

¿Cuándo se envía la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica debe enviarse de acuerdo a lo establecido en el calendario fiscal del SAT, que suele aplicar las fechas entre los primeros 7 días de cada mes subsecuente.

¿Qué son los Catálogos de Cuentas en la contabilidad electrónica?

El catálogo para la contabilidad electrónica también conocido como catálogo de cuentas, es un documento en el que deben detallarse de forma ordenada los números y cuentas especificas de la contabilidad de un ente económico sobre su:

Activo
Pasivo
Capital
Ingresos
Costos
Gastos
Cuentas de orden

Cada uno de estos deben contener los siguientes datos :

RFC del contribuyente.
Versión del formato publicado dentro del documento técnico.
Mes y año en que inicia la vigencia del catàlogo.
Y el código agrupador, que es la identificación de la equivalencia, que existe entre el código agrupador del SAT y el catálogo de cuentas.
El número de cuenta del contribuyente.
La descripción de las cuentas y subcuentas del catálogo.
La clave de la cuenta de la subcuenta,
El nivel en que se encuentran las cuentas.
El origen del contribuyente, es decir, si es deudor o acreedor.

Si deseas obtener más información sobre el catálogo de cuentas ingresa a:

Para conocer a detalle sobre el Catálogo de Cuentas puedes dar Clic Aquí

Validador contabilidad electrónica

La página del SAT cuenta con su propio validador de forma y sintaxis de documentos digitales, mismo en el que el contribuyente puede subir su archivo XML, para que sea revisado y este se determine como válido o no para su aprobación ante el SAT.

A continuación se presenta la página en donde deben seguirse unas simples instrucciones:

Validador de Contabilidad Electrónica