La balanza de comprobación electrónica  es un requisito para cumplir con la contabilidad electrónica en tiempo y forma.

En este artículo te explicaré cómo realizarla y cómo debes enviarla al buzón tributario del SAT.

¿Qué es la Balanza de comprobación?

Es un complemento de pago de envío mensual de aquellos contribuyentes realizan y adjuntan su contabilidad electrónica y el resto de documentación comprobatoria de sus ingresos y egresos.

Es un papel de trabajo donde por medio de una lista se conocen los saldos iniciales de los movimientos totales de cargos y abonos para obtener los saldos finales de cada una de las cuentas con el objetivo de comprobar que los saldos deudores y acreedores son iguales.

La balanza de comprobación anual es una etapa previa que complementa a los Estados Financieros de una persona física o moral, de allí su relación con el envío de manera mensual o anual dentro de la contabilidad electrónica por medio del portal del SAT.

¿Cómo se realiza Balanza de comprobación?

Después de haber elaborado un registro de los ingresos y egresos que se generan de los movimientos durante el día o de un determinado periodo (asentados en Libro Diario) y una vez traspasado los saldos de cada cuenta al Libro de Mayor o cuentas T´s se comprueba que el deudor y acreedor son iguales.

Aquí un ejemplo conceptual de una Balanza de Comprobación:

Cuando los saldos del deudor y acreedor no coinciden se debe realizar un balance general de ajustes derivados de amortizaciones, depreciaciones o cualquier operación que afecte a las cuentas.

Una vez que la balanza de comprobación ajustada es correcta se prepara finalmente la balanza de comprobación para actualizar el Estado Financiero y cumplir con el envío en el SAT.

Formatos de balanzas de comprobación

De las maneras sencillas y prácticas para hacer la balanza de comprobación es con este formato

A este formato puedes aumentar antes de “Debe” Saldo inicial y después de “Haber” saldo final, el objetivo es que sea lo más entendible para ti.

El siguiente formato es de los más completos y te facilitará un ajuste cuando existe un error de la primera balanza de comprobación para el SAT.

Considera que cuando realices la balanza de comprobación debes colocar en el siguiente orden en tu catálogo de cuentas contable:

  • Activos
  • Pasivos
  • Capital
  • Ingresos
  • Costos
  • Gastos
  • Resultado Integral de Financiamiento
  • Cuentas de orden

Todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Resultado Integral de Financiamiento y cuentas de orden, que tengan saldos o movimientos en el periodo.

Nunca olvides que el objetivo de la balanza es comprobar que tus saldos sean iguales por lo que debes siempre sumar y tener tanto en deudor como acreedor los totales iguales.


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¿Cómo mandar la Balanza de Comprobación al SAT?

La balanza se envía al SAT de acuerdo al tipo de contribuyente que seas:

Siendo persona moral y persona física. Dentro los primeros 3 o 5 días hábiles respectivamente, del segundo mes posterior al que corresponde la información.

Las personas morales y físicas del Sector primario que optaron por presentar sus declaraciones semestralmente, enviarán sus archivos de manera mensual dentro de los primeros 3 y 5 días hábiles respectivamente al segundo mes posterior al semestre que corresponda.

El envío de la balanza debe enviarse con cuentas y subcuentas, en el caso de que un mes no se tengan movimientos debe adjuntarse nuevamente porque se consideran los saldos iniciales y finales para el siguiente mes.

Sistemas de Contabilidad Electrónica

Al cerrar ejercicio la fecha de envío es a más tardar el 20 de abril del año inmediato posterior para las personas morales, independientemente de la fecha de presentación de la declaración anual.

Aquí una Guía muy sencilla para enviar tu contabilidad electrónica incluyendo tu Balanza de comprobación:

Muy importante enviar la balanza de comprobación de tu contabilidad electrónica en tiempo y forma, pues los saldos iniciales  del primer mes del ejercicio siguiente, deben ser los saldos finales de la última balanza de comprobación enviada en el ejercicio inmediato anterior.

Al existir un rechazo de la balanza por errores informáticos se tienen que insistir en el envío y asegurarse que sea a más tardar el último día del vencimiento de la obligación que corresponda.

En el caso que el archivo sea adjuntado en los últimos 2 días antes de su vencimiento y éste sea rechazado se cuentan con 5 días hábiles posteriores de la fecha que se notificó su no aceptación.

Con el envío de la balanza contable no es necesario que se asocie el código agrupador de cuentas.

¿Cómo nombrar los archivos de la Balanza de Comprobación?

Cada archivo llevará el RFC del contribuyente (12 o 13 caracteres).

En el caso del ejercicio (4 caracteres), periodo (2 caracteres que corresponden al mes que se envía la información),

Mientras que la clave (Caracteres BN que identifican a las balanzas de comprobación con información normal; BC que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria) y en una extensión .zip que significa que el archivo ha sido comprimido.

¿En dónde se envía la Balanza de Comprobación?

Se adjunta por medio del Buzón Tributario que está en el portal del SAT, necesitar contar con tu RFC y contraseña para ingresar y poder enviarlo.

Una vez que estés dentro  buscarás la opción de contabilidad electrónica para enviar los archivos con las especificaciones que te compartí y no tener problemas futuros.

La ventaja de la tecnología y de nuevos programas es que te ofrecen la facilidad de contar con un sistema de contabilidad electrónica que te apoya en la realización de los archivos que te solicita el SAT y así hacer más fácil el adjuntar y ordenar la información por medio de estos.

Conclusión

La Balanza de Comprobación Electrónica permite llevan en orden tu información contable y si cuentas con un sistema que te ayude a realizarla, el envío al buzón del SAT es mucho más sencillo, ayudándote para la declaración y devolución de impuestos.

Recuerda que tener en orden tus documentos fiscales ayudará a presentar tu contabilidad electrónica en tiempo y forma.

Si tienes alguna duda puedes dejarla en los comentarios y con gusto las responderé.