La contabilidad electrónica, es una manera fácil y sencilla de controlar los registros y asientos contables de tu empresa a través de medios electrónicos (tú eliges el que necesites).

Un programa para facturas electrónicas es ideal para llevar tu contabilidad electrónica, así podrás presentarla de forma mensual a través del portal del SAT.

¿Cómo enviar la Contabilidad Electrónica?

Para llevar la Contabilidad Electrónica de tu empresa debes seguir los lineamientos del SAT. El tener un catálogo de cuentas te permitirá  la interpretación de la información contable.

Para dar cumplimiento formal de la situación financiera de la empresa de cada uno de sus ingresos y egresos mensuales debes enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT.

Vayamos con los pasos que debes seguir para presentar la contabilidad electrónica.

Primero debes entrar al portal del SAT y en la parte superior  dar clic en el tipo de contribuyente que eres. En este ejemplo utilizaremos el de Personas.

En el menú inferior darás clic en la parte donde dice declaraciones.

Se desplegará una nueva página con una serie de menús. Ve a las sección de Provisionales y Definitivas y da clic en la flecha para desplegar el submenú. Ahí busca donde dice Utiliza Mis cuentas para presentar tu declaración anual, mensual o trimestral de arrendamiento

Se desplegará una nueva pagina, lee con atención los textos y después da Clic en Iniciar: 

envío de contabilidad electrónica

Una vez que das clic en INICIAR te aparecerá una página en la que puedes ver su contenido en el siguiente video:

En el caso de los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales así como el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) quedan eximidos del envío de contabilidad electrónica.

Lo anterior es aplicable siempre y cuando registren todas sus operaciones contables a través de la herramienta electrónica que encuentras en el portal del SAT definido como “Mis Cuentas”, mismo que se muestra en la siguientes imágenes:

¿Para qué es sirve “Mis Cuentas”?

Utiliza “Mis cuentas” para presentar tu declaración mensual o trimestral de arrendamiento

Los documentos e información que deberá integrar la Contabilidad Electrónica son los siguientes:

• Registros Contables, Catálogo de Cuentas y Pólizas Contables  (Ingresos, Egresos y Diario).
• Avisos o Solicitudes en el RFC, así como la Documentación soporte.
• Declaraciones de Impuestos, ya sean Anuales, Informativas y de Pagos Provisionales, mensuales, Bimestrales, Trimestrales o Definitivos.
• Solicitud de Devolución de Impuestos.
• Estados de Cuenta Bancarios (Inversiones, Tarjeta de Crédito, Débito o Servicios) y las Conciliaciones Bancarias.
• Acciones, Partes Sociales y Títulos de Crédito en los que sea parte el contribuyente.
• Documentación relacionada con la contratación de PF (Contrato con Trabajadores o contrato de Subcontratación) así como su inscripción y avisos en el INFONAVIT e IMSS.
• Documentación relativa a Importaciones y exportaciones (Aduanera o Comercio Exterior).
• Registro de las operaciones, Actos o Actividades.
• Las demás declaraciones a que estén obligados en los términos de las disposiciones fiscales.

Para presentar la contabilidad electrónica sin complicaciones te recomiendo que utilices algún sistema de facturación con acceso al buzón tributario, esto te ayudará a tener mejor control y ahorrar valiosos tiempo.

Aquí puedes consultar el análisis que hice de los mejores programas para contabilidad electrónica: 

¿Por qué hay que presentar la Contabilidad Electrónica?

El principal objetivo que tiene la Contabilidad Electrónica es que los contribuyentes puedan realizar y entregar la contabilidad en línea de acuerdo al Calendario Fiscal 2019, de tal manera que sea abreviada para su fácil asimilación.

Esta forma de presentar la contabilidad electrónica tiene como objetivo evitar la evasión fiscal puesto que tanto personas físicas como morales informan a la secretaría de sus situación financiera.

El SAT  realiza una comparación entre ellas y de ese modo es que logra una búsqueda de aumento en el crecimiento de la recaudación tributación para el beneficio de la situación económica del país.

Te comparto esta información.

México queda por debajo de los ingresos que recibe Chile, el otro país de América Latina en la OCDE, que tiene un nivel de 20.5 por ciento, y lejos de Dinamarca, que lidera el ranking y alcanza una escala de recaudación tributaria de 45.9 por ciento del PIB.

Con las nuevas estrategias para 2019 el gobierno espera captar 3.3 billones de pesos, 11.5 por ciento más que en 2018, una suma donde el Impuesto Sobre la Renta (ISR) aporta 50 por ciento.

¿Cómo se debe presentar la Contabilidad Electrónica?

Los contribuyentes deben presentar  su contabilidad electrónica integrada por tres tipos de elementos:

• Catálogo de cuentas
• Balanza de comprobación
• Pólizas o registros analíticos de las diferentes operaciones que realicen en su actividad comercial.

Estos elementos son los únicos que el SAT requiere que se envíen a través del Buzón Tributario.

¿Qué es el Buzón Tributario?

El buzón tributario se trata del medio de comunicación entre el contribuyente y la secretaría, por medio de éste le harás llegar el catálogo de cuentas y balanza de comprobación.

¿Qué es el Catálogo de Cuentas?

El Catalogo de Cuentas es un instrumento básico en la contabilidad porque te apoya en reconocer las cuentas de todos los ingresos y egresos de tu contabilidad; se envía una sola vez cuando se inicia la situación fiscal.

Actualmente conforme al Impuesto Sobre la Renta (ISR) en los anexos de las reglas del SAT, se consideran 75 cuentas y varias subcuentas. Visita esta calculadora de ISR para conocer el pago.

Si el contribuyente o empresa actualmente lleva un catálogo con un mayor número de cuentas sólo estará obligado a incluir las que precisan las reglas.

En cambio si no lleva alguna de las cuentas que precisa el catálogo, tales como:

• Terrenos (CA19)
• Equipo de transporte (CA22)

También algunas subcuentas, como:

• Cuotas y Suscripciones (CA65.18)
• Donativos (65.21)

Entonces no utilizará el CA respectivo en el catálogo de cuentas que envíe a través de su buzón, así es que únicamente cuando el contribuyente modifique su catálogo de cuentas para incorporar o eliminar cuentas o subcuentas, deberá enviar nuevamente al SAT el catálogo con las modificaciones relativas.

¿Qué es la Balanza de Comprobación?

La balanza de comprobación es un archivo que debe realizarse mensualmente, incluyendo los saldos iniciales, los movimientos del periodo y los saldos finales de todas las cuentas que contenga tu catálogo.

Los contribuyentes deben estar enviando mensualmente la balanza del mes anterior, para hacerlo de forma más eficiente puedes utilizar herramientas digitales para la contabilidad de su empresa.

¿Qué son las Pólizas o Registros Analíticos?

Estas sólo se enviarán vía Buzón Tributario a requerimiento expreso del SAT, pero sólo cuando exista una auditoría contable para vigilar la situación fiscal del contribuyente y determinar una evasión o no.

Tratándose de todos los trámites relativos a devoluciones y compensaciones, el SAT podrá requerir de manera electrónica las pólizas de las operaciones que tengan relación con éstas, pero esto será obligatorio para aquellos trámites que se presenten a partir de 2015, por eso es muy importante que, aunque no están solicitadas para su envío en ciertas fechas deben estar ordenadas.

Los registros contables deben cumplir con los siguientes requisitos para ser válidos ante el SAT:

• Ser analíticos y registrarse en el mes en que se realicen las operaciones o a más tardar dentro de los 5 días siguientes a la realización de la operación.
• Integrarse en el Libro Diario, señalando Nombre de la Cuenta, Saldo Inicial, Cargos, Abonos y Saldo Final del periodo.
• Se podrá llevar un Libro Diario y Mayor por establecimiento, pero en todos los casos deberán existir Libros Diario y Mayor generales donde se concentren todas las operaciones del contribuyente.
• Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad, relacionándolos con los folios digitales asignados a los CDFI o con la documentación comprobatoria, identificando la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas o cuotas.

Además, que también debes considerar que a partir de 2015 la balanza de comprobación se entregará de acuerdo a lo siguiente:

Personas morales:

• A más tardar el tercer día hábil del mes siguiente.
• En caso del cierre del ejercicio, a más tardar en mayo del ejercicio siguiente.

Personas física:

• A más tardar el quinto día del mes siguiente.
• En caso de cierre de ejercicio, a más tardar en abril del ejercicio siguiente.

Por ultimo te enlistamos los Requisitos clave que deberán contener tus archivos de registro contable:

• El RFC (Personas Morales 12 posiciones y Personas Físicas 13 posiciones)
• Año (Lapso al que corresponde la información)
• Mes (Periodo al que corresponde la información)
• Identificador (CT= Catálogo de Cuentas, PL= Pólizas, BN=Balanza de comprobación normal, BC= Balanza de comprobación complementaria)
• Conversión a XML (.xml)
• Compresión (zip)

Evita generar multas o recargos, sin duda esta nueva modalidad hace más fácil la manera de registrar y controlar tus operaciones, solo basta con familiarizarte con los procedimientos y seguir cumpliendo con tus obligaciones fiscales.

Nitsa González

¡Hola!, Soy una persona que le gusta redactar sobre temas de Administración y Contabilidad. Soy Licenciada en Ciencias de la Comunicación ya actualmente estoy cursando la carrera de Contabilidad.