Todo sobre la Facturación Electrónica
La Facturación electrónica es fundamental, no solo para cumplir con las dispersiones fiscales, también para mejorar la administración de las empresas.
Debido a su importancia es necesario estar bien informados sobre las características que debe cumplir el proveedor de facturación que elijamos y por supuesto asegurarnos que su sistema de facturación cumpla con todos los requerimientos que se necesitan.
También es importante conocer las características de los diversos sistemas de facturación, desde sus usabilidad, funcionalidad y por supuesto seguridad.
La facturación electrónica requiere de sistemas informáticos para sus utilización y almacenamiento y existen diversas empresas que han desarrollado sistemas de facturación que permiten timbrar las facturas para darle validez ante el SAT para ello se requiere de un CFDI.
¿Qué es un CFDI?
Significa Comprobante Fiscal Digital por Internet y básicamente es lo que le da validez a las facturas electrónicas.
Este es un documento digital que cumple con los requerimientos que exige el Sistema de Administración Tributaria (SAT) para darle legalidad y la factura electrónica.
Para obtener el CFDI se requiere de un sistema de facturación electrónica, dicho sistema es el encargado de crear el procesos digital para posteriormente un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) le asigne un folio al documento creado y finalmente sea creado el CFDI.
¿Qué es un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)?
Es quien cuenta con la autorización del Servicio de Administración Tributaria para generar y procesar por medio de sistemas informáticos los comprobantes fiscales.
Estas personas morales son los encargados de adminitrar y crear los folios y sellos digitales que los contribuyentes requieren para darle validez ante el SAT. Tienen obligación de realizar el timbrado de nómina y certificación de los comprobantes fiscales en un máximo de 72 horas.
Aspectos generales de la facturación electrónica
Como hemos mencionado en párrafo anteriores para la facturación electrónica se requiere de un sistema que realice el archivo digital y un proveedor de facturación que le dé valides.
La factura electrónica se construye en 2 fases:
- Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos digital
- Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma
Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:
Que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, en la actualidad la forma más utilizada y práctica es a través de correo electrónico.
Si bien la facturación electrónica requiere de procesos específicos para que se realice correctamente, también es verdad que ha facilitado el almacenamiento e intercambio de la información y un control más estricto de las autoridades tributarias.
Beneficios específicos de la facturación
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Agilidad en la localización de información.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Mejora de la eficiencia.
- Aumenta la seguridad documental.
- Reducción en tiempos de gestión.
- Mayor agilidad en la toma de decisiones.
- Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
- Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o sello del fechador).
- Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión
- Obtención de sellos en serie y folios de serie ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con previa obtención de la Firma Electrónica Avanzada.
- Contabilidad electrónica automatizada.
- Facilidad para el cálculo de impuestos.
¿Qué necesitas para emitir facturas electrónicas?
De acuerdo a la Resolución Miscelánea Fiscal vigente que es establecida por Servicio de Administración tributaria son cuatro elementos principales los que se requieren para la emisión de Facturas electrónicas.
Estar dado de alta ante hacienda, ya sea como persona moral o persona física y contar con Cédula de Inscripción al RFC.
Contar con tu e.firma (es un archivo digital que te identifica al realizar trámites por internet en el SAT e incluso en otras dependencias del Gobierno de la República).
Para personas morales, contar con un Certificado de Sello Digital (CSD).
Contar con un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC) o accesos al sistema de facturación que ofrece el SAT
Características de un buen proveedor de Facturas Electrónicas
- Debe ser un Proveedores Autorizados de Certificación ante el SAT
- Deben tener un Sistema en Línea para facilitar la emisión y timbrado de facturas
- Facturación desde distintos dispositivos
- Su interfaz debe ser amigable y fácil de usar
- El Soporte técnico debe ser accesible y de buena calidad
- No debe tener servicios ocultos o cargos extras
- Actualizaciones y Mejoras del Sistema
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