Analice las necesidades más comunes de diversos contribuyentes y llegue a la conclusión que hay 8 características indispensables que debe cumplir un buen programa de facturación.

Para hacer tus facturas electrónicas sin problemas es necesario que tengas un programa de facturación que tenga todo lo que necesitas.

Vayamos por el principio.

¿Qué es un Programa de Facturación Electrónica?

Un programa para hacer facturas facilita la emisión, timbrado y recepción de  comprobantes fiscales digitales, para que puedas agilizar tus transacciones comerciales y ser más competitivo en el mercado.

Este tipo de programas se especializa en pequeñas y grandes  empresas, autónomos y profesionales independientes.

A diferencia del programa gratuito del SAT este tipo de sistema de facturación electrónica te permitirá:

• Configurar múltiples modelos de facturas
• Contar con plantillas de presupuestos
• Administrar la facturación electrónica de tu entidad

Regularmente el servicio de facturación electrónica trabaja vía digital y respalda su información en la nube y la mayoría de los softwares son compatibles con Windows  y dispositivos móviles.

Hay diversos empresas que ofrecen programas de facturación. Aquí te dejo una clasificación de los Mejores Proveedores de Facturación. 

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• Preguntas Frecuentes de Facturación Electrónica

Características básicas de un programa de facturación electrónica

1.- Debe ser un Proveedores Autorizados de Certificación ante el SAT

Es una característica básica ya que todo servicio de facturación electrónica necesita estar avalado por la autoridad, para comprobar esto debes verificar en el portal del SAT  la lista de los PAC (Proveedores Autorizados de Certificación).

Aquí te dejo la página donde podrás verificar su validez:

Si el proveedor no aparece en esta lista, lo mejor es que investigues ya que puede que sea un distribuidor o no esté avalado. Puedes recurrir a un ejecutivo del SAT y asesorarte.

También puedes buscar el logotipo oficial y validar que el nombre comercial de la empresa y su razón social correspondan a los publicados.

Te recomiendo que busques en sitio web del proveedor un certificado como este:

Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) es el único que tiene las facultades otorgadas por el SAT para emitir CFDIs válidos y legales.

Hay empresas que son distribuidoras y tienen todo el respaldo de un PAC.

A pesar de que no están en la lista del SAT pueden ofrecen la misma confianza ya que su programas de facturación está certificado y la atención al cliente suele ser personalizada.

2.- Deben tener un Sistema en Línea para facilitar la emisión de facturas

Esta es una de las principales características.

Hay programas que no permiten conectarse desde cualquier lugar, así que es necesario cargar un programa a un solo equipo de cómputo.

Este esquema limita la funcionalidad de facturación. Un buen proveedor tiene un Sistema en la Nube que facilita la generación de comprobantes fiscales de forma sencilla y práctica.

Ademas los sistemas de facturación en linea permiten facturara desde diversos dispositivos sin importar el sistema operativo que estilicen.

Esto es muy útil principalmente para aquellos que desean facturar desde una Mac.

Otra de las ventajas de los programas en linea  es que puedes probar su funcionamiento sin necesidad de instalar ninguno programa en tu computadora.

Aquí puedes acceder para solicitar la prueba de uno de los servicios de facturación más completos:

3.- Facturación desde distintos dispositivos

Como te comente en el punto anterior, hay programas que solo permiten utilizarlos en un equipo de cómputo y esto complica los procesos de facturación.

Un buen proveedor tiene un sistema que permite utilizar varios equipos, basta con tener los accesos de seguridad para conectarte desde cualquier computadora, acceder al sistema, emitir tu factura y enviarla.

4.- Su interfaz debe ser amigable y fácil de usar

Capacitar constantemente a tu personal puede ser desgastante, además cuesta tiempo y dinero, por ello es importante que el programa de facturación sea fácil de usar.

La interfaz tiene que ser amigable e intuitiva. Cada uno de los elementos del sistema tiene que estar ordenado y debe ser claro para que toda persona pueda entenderlo y usar sin necesidad de recurrir a costosas capacitaciones.

En el mercado hay sistemas de facturación que son muy amigables y los proveedores ofrecen atención y asesoría para resolver tus dudas.

Aquí puedes ver el análisis que realice de los sistemas de facturación más fáciles de manejar.

5.- Video tutoriales para aprender a manejar el sistema

Para complementar la capacitación de tu personal o aprender a utilizar el sistema, lo ideal es que tu proveedor te ofrezca tutoriales claros y sencillo para conocer todo sobre el sistema.

Algunos proveedores tienen diversas opciones de capacitación, desde soporte técnico hasta atención personalizada, pero cuando tienes la opción de aprender a tu ritmo y estilo, las cosas se facilitan.

6.- El Soporte técnico debe ser accesible y de buena calidad

Tal vez no eres un experto en hacer facturas electrónicas y tendrás muchas dudas sobre al funcionamiento de los sistemas y el proceso  de facturación.

Por ello es importante que el programa de facturación cuente con un servicio de asesoría y soporte para aclarar cualquier duda o problema.

Asegúrate que las opciones de soporte estén incluidas en la contratación del software de facturación electrónica.

Un problema recurrente es que algunos proveedores no tienen líneas directas, por ello, antes de contratar revisa  que el proveedor tenga varios canales de contacto:

Valida que una vez que hayas contratado el servicio, la capacitación que vayas a recibir sea tranquila, clara y precisa para que de esta manera entiendas perfectamente toda la funcionalidad del sistema de facturación electrónica.

7.- No debe tener servicios ocultos o cargos extras

Un buen servicio de facturación establece los precios  que te ofrecerá, ¡cuidado! porque muchas veces existen costos ocultos, plazos a cumplir o cargos extras que podrían provocar que gastes más de lo necesario.

Asegúrate que los costos que te ofrecen sean por factura timbrada, ya que únicamente al obtener el timbre del SAT tu factura será válida y legal.

También es importante que conozcas las herramientas de las que dispones como:

• Descarga de facturas en distintas presentaciones
• Envíos por correo electrónico
• Validación
• Resguardo

8.- Actualizaciones y Mejoras del Sistema

Todas las actualizaciones fiscales que se puedan establecer en estos tiempos no tienen por qué generarte algún gasto ya que estos cambios son por disposición oficial y es una obligación para el Programa de Facturación Electrónica estar vigente.

Las actualizaciones del sistema que utilice para una mejora de su servicio tampoco te deben generar algún costo, a menos que necesites alguna adecuación que esté fuera de los lineamientos legales o del sistema que contrataste.