Algunos clientes me han preguntado que, si un programa de facturación electrónica gratuita es mejor que uno de paga, en especial hablando del sistema de facturación del SAT.
Déjame contarte por qué en lo personal te recomiendo la inversión de un sistema contable no gratuito.
Diferencias entre SAT y SICOFI
Existen dudas al diferenciar entre los Sistemas de Facturación Electrónica del SAT (Mis Cuentas SAT) y el SICOFI (Sistema Integral de Comprobantes Fiscales) como “Programas de Facturación Gratuitos”.
Cabe mencionar que estos elementos son diferentes, el SICOFI es un proveedor autorizado por el SAT para la creación de facturas, sin embargo, un usuario no cuenta con un número libre de folios para facturar como en el sistema del SAT, es decir, un usuario de SICOFI deberá elegir entre una gama paquetes específicos de folios autorizados y por lo tanto pagar por una membresía.
A conclusión, el único sistema de facturación electrónica gratis es el de “Mis Cuentas del SAT”.
7 Puntos por los Cuales NO Usar la Facturación Gratuita SAT
Porque no usar la facturación gratuita SAT
1. Falta de Personalización y Diseño de las Facturas Electrónicas
En el software de facturación gratuita SAT no puedes personalizar tus facturas, y como dueño de algún negocio seguramente desearás hacerlo.
Las facturas son sencillas, solo se ve la razón social y el RFC, por lo que no tendrás la oportunidad de manejar una imagen corporativa, ni colocar tu logotipo o datos de contacto.
Aquí te muestro la diferencia entre un CFDI sencilla (que emiten los sistemas gratuitos) y una personalizada, tu definirás cual se ve mejor:
Cómo hacer la consulta del RFC
2. No Tendrás una Secuencia en la Serie de las Facturas
Independientemente de los folios oficiales, para poder manejar y presentar tu contabilidad electrónica más fácilmente es recomendable tener un número de serie que identifique tus facturas de manera organizada.
Quizá te ha sucedido que estás realizando una factura nueva y tienes que irte a tu libreta de anotaciones para verificar el CFDI con el número o serie de factura vas y así saber cuál es la siguiente que debes de realizar.
Esta situación es muy incómoda, pues es una pérdida de tiempo. El sistema de facturación SAT gratis no te va a permitir relacionar estos datos de manera automática, tendrás que administrarlo de manera manual.
3. Se Dificultará la Obtención de la Información
Quizá el tema de tener un compendio de facturas realizadas a tus clientes no lo has visto como una oportunidad de tener un control de las mismas y mucho menos has pensado que te sea útil para otros temas.
El que un programa facturación gratis no te permita conocer la cantidad de ventas que realizas durante un periodo específico a cierto cliente, no te da un panorama de nuevas estrategias comerciales con el mismo.
Además de dificultar obtener información importante para realizar estados financieros como el balance general y el flujo de efectivo.
4. No Cuenta con Herramientas de Búsqueda Rápida
El software de facturas sat gratis no te permite una búsqueda rápida con ayuda de los Catálogos de CFDI, puesto el único modo de realizar una búsqueda específica de una factura es por medio del número de folio porque de lo contrario si realizas la búsqueda por periodos de mes, uso de CFDI y facturas a muchos clientes será incontrolable tanta información.
Imagina la siguiente situación que es muy común:
Te llama un cliente para decirte que su factura electrónica no le ha llegado a su bandeja de entrada de correo electrónico y te pide que se la reenvíes, no tiene su número de folio, por lo que tienes que buscarla por la fecha probable en la que dicha factura se emitió, en el sistema de facturas SAT gratis te encontrarás esto:
Al seleccionar la opción de las fechas te encontrarás con un listado de facturas que inician con el folio fiscal, RFC y nombre del emisor, RFC y nombre del receptor y tendrás que buscarlo uno por uno hasta encontrar la factura que te solicitan, perdiendo mucho tiempo.
5. No Podrás Automatizar los Procesos de Facturación
El programa para hacer facturación gratis SAT no te permite automatizar tus procesos de factura.
Cuando ya tienes un cliente al que constantemente le emites una factura, es mucho más fácil para ti que de manera automática se realicen sus facturas subsecuentes sin necesidad de hacerlas cada cierto tiempo.
En lo personal esta es una de las razones principales del porqué no debes contar con un sistema facturas gratis, porqué es invertir mucho tiempo en cargar los datos del catálogo de cuentas y realizar todo el proceso cada vez que se hace una factura.
6. El Control de Complementos de Facturas será mas Complicado
Sabemos que en cada negocio, parte de las transacciones que se realizan no se hace el pago de sola una exhibición.
El sistemas de facturación SAT gratuito no te permite tener un control y mucho menos un recordatorio de las fechas de vencimiento de los cobros de las facturas que aún no están liquidadas.
En cambio, contratar un sistema de facturación electrónica te permite tener una sencilla administración de los complementos de pago.
7. El sistema se satura fácilmente
El sistema del SAT se satura con facilidad, evitando que puedas acceder para emitir o consultar alguna factura, sobre todo a finales de mes cuando se realiza la declaración de impuestos mensuales.
¿Cuándo Cambiar al Sistema de Facturación de Pago?
Es sencillo, cuando el sistema de facturación gratis te quede chico y tus necesidades ya no las cubra satisfactoriamente, ese será el momento ideal para hacer una inversión e investigar cuales son los mejores sistemas de facturación electrónica.
Si este es tu caso, en la siguiente tabla encontrarás los mejores proveedores de facturación y los criterios por los que los evaluamos:
 |   | El sistema es el más fácil de usar | El diseño del sistema hace que sea muy intuitivo | Sistema de Facturación en línea | Fácil de contactar con ellos | Cuenta con los complementos principales |
 |  | Su sistema es complicado y poco intuitivo | Su diseño lo hace poco agradable y difícil de navegar | Suele tener problemas por momentos | Requiere mejoras | Aún falta mayor actualización |
 | | Su sistema es complicado y poco intuitivo | Su diseño lo hace poco agradable y difícil de navegar | Pocas veces genera problemas | Tardan demasiado en responder | Algunos complementos han generado problemas |
 Facturador |  | Su sistema es fácil de manejar | El diseño es muy intuitivo | Regularmente estable | Tiempo de respuesta media | Tiene algunos problemas con la facturación 3.3 |
 | | Requiere mayor trabajo | Su diseño lo hace poco agradable y difícil de navegar | Tiene problemas al manejar volumen | Tardan demasiado en responder | Aún falta mayor actualización |
Una de las señales que es necesario cambiar a un sistema de facturación de pago es porque la cantidad de facturas que emites ha crecido, pues el único modo de optimizar tu tiempo es controlar las facturas sin que tú propiamente tengas que hacerlo.
Por otro lado, los sistemas de facturación de pago te proporcionan la ventaja de contar con servicio al cliente, asesoría técnica que te asegura que a diferencia del servicio gratuito del SAT tendrás más apoyo.
El programa de facturación gratis SAT para autónomos es práctico en relación a que la realización de las facturas es sencilla porque tiene pocos elementos y no necesitas de gran capacitación, aunque eso no significa que sea fácil, además de que si te equivocas, será casi imposible cancelar un CFDI.
Por otro lado, si tu interés es que la empresa tenga mejor presencia a nivel administrativo es una buena opción el dejar de utilizar el servicio de facturación electrónica gratuita del SAT e invertir con un proveedor certificado.
Existen varios proveedores que tienen sistemas más avanzados y completos. Por ejemplo, nosotros recomendamos el sistema de folios digitales de factura-e.mx.
Pero existen otros también que ofrecen un buen servicio.
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