Qué es un Sistema de Facturación Electrónica

Un sistema de facturación electrónica es un software o plataforma especializado, que sirve como herramienta para emitir, gestionar y administrar facturas electrónicas.

Con un sistema de facturas electrónicas se emiten, consultan, eliminan y controlan los CFDI, permitiendo tener un mejor y fácil control de la facturación y otras tareas relacionadas de la empresa.

Además, permite registrar clientes, administrar productos de manera eficaz e incluso vincularse con el buzón tributario del SAT

A quién va dirigido

Estos programas están dirigidos a todos aquellos que emiten comprobantes fiscales y requieren tener su contabilidad en orden, por ejemplo:

Freelancers (Autónomos) (trabajadores profesionales)
Dueños o administradores de pequeños y medianas empresas como PYMES
Organizaciones Civiles constituidas fiscalmente
Asociaciones mercantiles

Beneficios de utilizar un software privado vs utilizar el sistema del SAT

Los beneficios de hacer uso de estos sistemas son los siguientes:

Los PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) ofrecen un trámite seguro. Están avalados y cumplen con todos los requisitos del SAT.
Todas las facturas electrónicas que se emiten se archivan de manera digital y se pueden consultar en cualquier momento.
Una factura que se emite puede enviarse en tiempo real y los clientes podrán realizar su pago con mayor rapidez.
Agiliza los procesos administrativos, ya que se pueden asignar distintas tareas y dar de alta a varios usuarios dentro del mismo sistema.
Reduce errores en los procesos, maneja una base de datos previa.
A diferencia de la página del SAT que puede saturarse por el tráfico de usuarios, los software de pago cuentan con el soporte técnico adecuado para el uso de varios usuarios a la vez.
Personaliza y da una imagen más profesional a las empresas
Ofrecen asesorías y acompañamiento a los usuarios en cualquier momento de su trámite.
Algunos sistemas de facturación pueden vincularse con sistemas de administración de clientes.

Características principales del Sistema de Facturación Electrónica

Los sistemas de facturación cuentan con características principales como:

Soporte técnico 24/7

Todos los software de este tipo deben cubrir diversas necesidades, como el contar con soporte o atención personalizada, en donde se pueda acudir para resolver cualquier duda o problema de manera inmediata en la emisión de facturas en cualquier momento del día.

Seguridad y confiabilidad

Un sistema debe ofrecer la seguridad necesaria para poder proteger la información de la empresa y de los clientes, puesto que es información privada y sensible, y es crucial confiar en que este mantendrá los datos seguros.

Plantillas de factura

Este tipo de sistemas debe ofrecer plantillas prediseñadas para las facturas en caso de no contar con una, o en su caso permitir cargar elementos para crear un diseño personalizado de acuerdo a la entidad corporativa.

Control y gestión de las facturas

Un software de facturación permite archivar todos los CFDI emitidos (folios digitales) para que se pueda tener un registro y control, y se les pueda dar seguimiento a los clientes. Así como también se puedan consultar cuando sea necesario.

Integración con otros sistemas

La mayoría de estos permiten la integración con otros sistemas de gestión empresarial, como sistemas contables o de gestión de relaciones con clientes (CRM), lo cual facilita un mejor control de información de diferentes áreas en un solo lugar.

Envío de facturas por correo electrónico

Debe permitir el envío de facturas electrónicas a los clientes de manera automatizada a través de correo electrónico, para que la entrega se haga con mayor eficacia.

Actualización constante

La ley cambia constantemente, por lo cual todo sistema de facturación debe mantenerse al tanto de estos cambios y actualizar el software para que las facturas se emitan de acuerdo a los requerimientos legales y sean válidas.

Cómo sé cuándo es necesario adquirirlo

Cuando deseas optimizar procesos, mejorar la administración de tu empresa y proyectar más profesionalismo.

Con un sistema de facturación podrás gestionar con mayor facilidad el negocio, automatizar varios procesos, facilitando y mejorando la administración.

También se puede adquirir un sistema de facturación cuando el negocio detecte lo siguiente:

Emisión de un gran volumen de facturas debido al crecimiento de la empresa.
El volumen de facturas es mayor al que el personal puede controlar y se requiere de automatización.
Cuando el sistema que el SAT ofrece ya no es suficiente para cubrir todo lo que el negocio requiere.
Necesidad de agilizar el proceso a los clientes.
Necesidad de controlar los inventarios de existencias.
Necesidad de mejorar el control de efectivo.

Qué debo considerar para elegir el adecuado

Una vez definido qué es un sistema de facturación electrónica, elegir un sistema adecuado no debe tomarse a la ligera, hay que tomar en cuenta diferentes aspectos e investigar si este cumple con lo que la empresa necesita.

Las siguientes son algunas recomendaciones sobre lo que se debe considerar al momento de elegir un software:

Estar avalado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT): Un sistema de este tipo debe encontrarse dentro de la lista de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), de este modo se sabrá que está autorizado y que los CFDI que emite son válidos.
Sistema online o de instalación: Verificar cuál de estas es la mejor opción para el negocio, ya que existen aquellos que requieren de ser instalados en los equipos y aquellos que se pueden utilizar desde un portal en línea.
Contar con la función de almacenamiento: De acuerdo a requerimientos del SAT, los CFDI deben permanecer en el sistema al menos 3 meses, por lo cual es importante verificar que las opciones de software ofrecen este tiempo de almacenamiento para que los CFDI puedan ser consultados.
Actualizaciones gratuitas: El sistema debe actualizarse cuando las leyes sobre facturación sufran cambios, y el proveedor no debe cobrar más por estas actualizaciones.

Recomendaciones de los mejores sistemas

Factura-e.mx

Este programa para facturar electrónicamente en México permite realizar facturas electrónicas y ofrece aplicaciones e integraciones especiales, es un sistema que se puede utilizar en línea.

Aspel FACTURe

Ofrece diferentes tipos de soluciones de facturación de acuerdo al giro de la empresa, también permite la personalización del sistema y sus herramientas para adaptarlo a las necesidades de cada negocio.