Timbrado de Nómina 

El cálculo de impuesto va más allá de una simple actividad administrativa que solo queda en las cuatro paredes de la oficina.

Dicho en otras palabras, la elaboración de nómina debe cumplir con los requisitos que demanda la Secretaría de Administración Tributaria y por ello te diré todo sobre el Timbrado de Nómina.

Para disminuir la evasión de impuestos y garantizar que los trabajadores y empresas mexicanas cumplan con sus obligaciones tributarias en el 2013 se realizó una reforma fiscal que estableció nuevas normas y reglas fiscales, entre ellas lo relacionado las nóminas de las empresas.

A  partir del 2014 entro en vigor el nuevo esquema que permite mantener mayor control del pago de impuesto de los trabajadores y patrones.

Timbrado de Nómina

¿Qué es el Timbrado de Nómina?

Quiere decir que las empresas deberán timbrar la nómina de los trabajadores, es decir sellar los recibos de los pagos realizados a cada uno de los trabajadores, esto implica darle legalidad a los sueldos de los empleados y permite un mayor control de los tributos pagados.

Se trata de un registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus empleados, las bonificaciones y las deducciones.

Por otro lado, el archivo que se crea de la nómina es un documento con validez legal porque refleja el pago de cada uno de los trabajadores de la empresa y que debe declararse obligadamente ante el SAT.

Toma en cuenta que en los últimos años se han dado reformas fiscales y laborales en nuestro país y que, si antes como dueño de tu negocio tenías que dar un comprobante de pago a tus empleados, ahora estas obligado a dar un CFDI a tus empleados cada que pagues la nómina y sobre todo que deberás timbrarla ante el SAT.

Al timbrar los recibos se le da conocimiento a la Secretaria de Hacienda de la existencia de dicho documento y se debe esperar la autorización de los datos incluidos en la nómina como:

  • Versión
  • Registro Patronal
  • Número de Empleado
  • CURP
  • Tipo de Régimen
  • Número de Seguridad Social
  • Fecha de Pago
  • Fecha Inicial del Pago
  • Fecha Final de Pago
  • Número de días pagados
  • Departamento
  • Clabe
  • Banco
  • Fecha de Inicio de Relación Laboral
  • Antigüedad
  • Puesto
  • Tipo de Contrato
  • Tipo de Jornada
  • Periodicidad del Pago
  • Salario Base Cotización Aportaciones
  • Riesgo del Puesto
  • Salario Diario Integrado
  • Percepciones
  • Deducciones
  • Incapacidades
  • Horas Extra

Este es un ejemplo de un Recibo de Nómina CFDI:

Ejemplo Recibo de Nómina

Componentes para el cálculo de nómina

La realización de la nómina es para determinar la cantidad que se pagará a los empleados, pero, ¿qué contiene el recibo de nómina y qué elementos intervienen para llegar a la cifra final del pago del empleado?, veamos lo siguiente:

  • Encabezado: éste incluye el nombre de la empresa, asunto del pago y fecha.
  • Datos del empleado: aunque es un requisito indispensable, no olvides que debe tener datos completos como el nombre del empleado, número de trabajador, RFC, puesto y en qué departamento esta.
  • Partidas de ingresos: se debe tener el sueldo base que es probable que se modifique por el pago de horas extras, incentivos o premios, días feriados que se trabajan, vacaciones, entre otras.
  • Partidas de descuentos: se trata de las cuotas del servicio de seguro social (IMSS, ISSTE), descuentos por préstamos, aportaciones al INFONAVIT o FOVISSTE, entre otras.

Ejemplo de Recibo de Pago de Nómina

¿Qué es CFDI?

Simplemente se trata de un Comprobante Fiscal Digital que la nómina deberá estar constituida por éste y que requiere ser timbrada para que tenga validez oficial.

 

¿Qué es un Timbre de Nómina?

Timbre de Nómina es básicamente la certificación de un comprobante fiscal digital de la nómina que generas mes con mes en tu empresa, es decir, al timbrar tu nómina ante el SAT.

Este le da validez oficial porque ha pasado el “filtro” una vez que ha verificado la información y validado el comprobante que has proporcionado; el SAT cuando ha aceptado la información como correcta agrega un sello digital que comprueba y confirma que dicho comprobante ha sido certificado.

Suena complicado el proceso por el que transita tu nomina, pero es una actividad sencilla que consiste en lo siguiente:

¿Cómo implementar recibos de nómina CFDI?

Comparar lo que son los recibos de nómina CFDI y un Comprobante Fiscal Digital por Internet CFDI para saber qué datos tenemos que relacionar.

Debe quedar como a continuación se muestra:

Relacionar los elementos principales involucrados en los recibos de nómina y los elementos de un CFDI.

Elementos de un CFDI.

Cumplir con las fechas establecidas que demanda el SAT para el Timbrado de Nómina que se establecen en Artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, Regla 2.7.5.3. de la Resolución Miscelánea Fiscal para el ejercicio 2015. De acuerdo a las fechas en que se paguen las remuneraciones o antes de realizar los pagos; posterior al pago efectivo tienes de 3 a 11 días hábiles, según el número de trabajadores o asimilados a salarios que tengas

  • De 1 a 50 trabajadores, 3 días hábiles.
  • De 51 a 100 trabajadores, 5 días hábiles.
  • De 101 a 300 trabajadores, 7 días hábiles.
  • De 301 a 500 trabajadores, 9 días hábiles.
  • Más de 500 trabajadores, 11 días hábiles.

Por lo anterior para cumplir las indicaciones del SAT y evitar sanciones por no lograr la deducción del pago de nómina, los servicios de un PAC son lo más recomendado, recuerda que jamás una Nómina dejará de existir.

¿Qué se necesita para el Timbrado de Nómina?

Para el timbrado de nómina se necesitan Firma Electrónica Avanzada (FIEL), poseer, tramitar y registrar el Certificado del Sello Digital (CSD). También debes contar con un Proveedor de Facturación Electrónica que sea autorizado por el SAT.

El proveedor deberá contar con un sistema de facturación que permita el timbrado de la nómina  y la expedición de archivos: .txt o .xml, para evitarla y cumplir con los requerimientos del SAT.  

¿Quiénes deben timbrar la nómina?

A la pregunta sencilla, una respuesta igual; aquellos contribuyentes que están obligados a generar una nómina y a timbrarla son los que tienen subordinados (trabajadores) que de manera formal se les proporciona una remuneración económica.

Mayormente, las Personas Morales y los contribuyentes en el Régimen de Incorporación Fiscal son los que están obligados a timbrar nóminas en caso de tener empleados, sin embargo, en algunos casos, las personas físicas con Actividad Empresarial también pueden tener empleados a su vez.

Actualmente, recordemos que todas las empresas están obligadas a cumplir con requisitos que demanda el SAT según el régimen en el se encuentren y que también con algunas reformas fiscales todos los trámites están más controlados por lo que difícilmente se escapan de pagar a sus empleados y dar cifras diferentes al SAT, considerando esto debes saber que además del SAT, existen empresas que prestan sus servicios de maquila de nómina, la mayoria de estas te guían y asesoran para evitar complicaciones

Ahora que tienes más conocimiento sobre lo que necesitas saber para Timbrar tu Nómina, no esperes más tiempo para regular tu situación ante el SAT en caso de no haberla cumplido hasta ahora.

Si consideras que esta actividad es complicada o que cuentas con poco tiempo para hacerlo, no dudes en adquirir los servicios de otra empresa que lleve a cabo el timbrado a tiempo y de manera segura.