Es diciembre y con él llega el momento de hacer el cálculo de aguinaldo para los trabajadores. Para cumplir con esta obligación de forma justa te prepare un artículo con los conceptos primordiales que debes conocer.

Para comenzar hagamos un recordatorio de lo que la Ley Federal del Trabajo establece sobre el pago de aguinaldo:

El Artículo 87 indica que el empleado recibirá 15 días por esta prestación antes del 20 de diciembre de cada año y el pago debe ser en moneda nacional. Así lo cita la LFT:

Ley Federal del Trabajo -Artículo 87 Aguinaldo

Un punto importante es que la cantidad económica puede variar dependiendo las políticas internas de la empresa y la antigüedad de cada trabajador.

¿Qué es el Aguinaldo?

El aguinaldo es uno de los derechos laborales irrenunciables mínimos que tienen los trabajadores que se emplean ya sea para una persona física con actividad empresarial ó persona moral.

Todos los patrones tienen la obligación de realizar el pago de esta prestación laboral en tiempo y forma según lo establece la Ley Federal del Trabajo, el cual debe de estar amparado en el recibo.

Pasos a Seguir para la Entrega Justa y Cálculo de Aguinaldo

1. Define qué Trabajadores Tienen Derecho al Aguinaldo

Tanto empresa como empleados, deben establecer un pago justo por los servicios prestados durante el año, por ello la Ley Federal del Trabajo establece que todo empleado que demuestre una relación laboral con alguna empresa tiene derecho a recibir aguinaldo.

Para cumplir plenamente con la ley debes de entregar esta presentación a:

• Empleados de confianza
• Empleados de planta
• Sindicalizados
• Eventuales
• Comisionistas
• Agentes de comercio
• Agentes de seguros
• Vendedores
• Contratados por proyecto
• Contratados por tiempo determinado

Por otra parte los trabajadores independientes o que cobren por honorarios, no tienen una relación subordinada con la empresa, por tal motivo no tienen derecho a esta prestación.

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Sin embargo te recomiendo que tengas cuidado, porque hay empresas que exigen a sus trabajadores emitan recibos de honorarios y de esta forma evadir responsabilidades.

Si esta u otra acción ocurre, es importante reportarla ante la PROFEDET Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo.

Es recomendable investigar sobre el timbrado de nómina y sus componentes para que puedas realizar por tu cuenta los recibos de pagos y confirmar que te están pagando correctamente.

2. Detecta Casos Especiales por Incapacidad

Un punto a considerar son los permisos especiales por maternidad, cuando alguna empleada de la empresa no acudió a laborar por tener incapacidad por maternidad, los días deben ser contemplado como laborados y su aguinaldo debe entregarse íntegramente.

Los trabajadores que sufrieron un accidente de trabajo, estén o no asegurados, se consideran como personal activo durante todo el periodo que dure su incapacidad, por lo tanto, tienen derecho a recibir completo su aguinaldo.

3. Infórmate de la Forma y Periodo de Entrega del Aguinaldo

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo el pago de aguinaldo para empresas privadas debe efectuarse a más tardar el 20 de diciembre y debe de estar registrado en su contabilidad electrónica.

El aguinaldo debe pagarse en efectivo y en moneda nacional, no está permitido hacerlo en mercancías, vales, fichas o cualquier otro signo representativo con que se pretenda substituir la moneda y debe estar desglosado en el recibo de nómina CFDI.

Según el catálogo de cuentas, el pago del aguinaldo podrá efectuarse a través de:

• Entrega en efectivo
• Trasferencia electrónica
• Depósito bancario
• Cualquier otro medio electrónico

Un dato importante es que los gastos o costos que originen estos medios alternativos de pago deberán ser cubiertos por el patrón.

Recuerda el empleado recibirá como mínimo el pago de 15 días de salario por esta prestación, pero la cantidad de días puede variar según la empresa y la antigüedad del trabajador.

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4. Evita Multas por Incumplimiento para la Empresa

Si la empresa incumple con el periodo o la forma de entrega, ésta puede ser acreedora de multas. Si los trabajadores no reciben el pago completo de la presentación, los afectados tendrán un año a partir del 21 de diciembre para reclamar que la prestación le sea cubierta en su totalidad.

Ley Federal del Trabajo – Artículo 992 -Sanción por Incumplimiento de Aguinaldo

El artículo 1002 de la Ley Federal del Trabajo establece que la sanción va de 50 a 500 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA).

5. Cómo Calcular el Aguinaldo para los Empleados

Colaboradores con Sueldo Fijo

Los colaboradores con sueldo fijo son aquellos que siempre reciben la misma cantidad, el cálculo se hará por día laborado, mientras que para los trabajadores que reciben una cantidad variable, se tomará el ingreso promedio diario de los últimos 30 días.

Para tener una buena administración, antes de realizar el cálculo del aguinaldo debes saber quiénes son los empleados que tienen más de un año laborando en la empresa, quiénes son los que tienen menos de un año y quiénes son los que ya no trabajan en la organización.

Aquí vemos cómo se calcula el Aguinaldo. El proceso para obtener la cantidad que se pagará a cada empleado con sueldo fijo es el siguiente:

Salario Diario = Salario Bruto / 30 x Salario Diario / 15 días = Aguinaldo

Por ejemplo:

Jorge tiene un sueldo bruto de $ 15,000 y tiene un año trabajando en tu empresa, por lo tanto, le corresponde $ 7,500.00 por concepto de aguinaldo.

Lo anterior se obtiene al dividir $ 15,000 (salario neto) entre los 30 días; y posteriormente multiplicar $ 500 (sueldo diario) por 15 días dando un los $ 7,500.

Colaboradores que Dejaron de Trabajar en la Empresa

Si un trabajador laboró menos de un año en tu empresa recibirá la cantidad proporcional a los días que colaboró en ella.

Para saber lo que le corresponde realiza el cálculo de manera normal (sueldo diario x 15) y divídelo entre 365, el resultado multiplícalo por los días que sí trabajó.

Por Ejemplo:

Luis recibía $10,000 de sueldo bruto, pero trabajó en tu empresa sólo 150 días. Antes de hacer el cálculo, es necesario conocer el sueldo diario que Luis tenía. Este lo obtendremos de dividir su sueldo bruto entre 30 días: 10,000/30 = 333.33.

Ahora que ya sabemos cuál era su sueldo diario, podemos continuar con el cálculo de lo que le corresponde de aguinaldo:

Multiplica 333.33 (sueldo diario) por 15 (número de días oficiales). La cantidad que obtendrás es 4,999.95. Divide 4,999.95 entre 365 para saber lo que le corresponde por cada día = 13.6984. Por último multiplica 13.6984 por los días que Luis trabajó = 13.6984 x 150, por lo tanto así Luis recibirá de aguinaldo $2,054.77.

cálculo de aguinaldo

Colaborado con Menos de 12 Meses Laborando  

Los trabajadores que tienen menos de 12 meses trabajando en la empresa también tienen derecho a recibir la parte proporcional de la prestación. Esto también aplica para los empleados que renunciaron antes del día 20 de diciembre.

Aspectos a considerar en el cálculo proporcional:

• Definir el sueldo diario del trabajador
• Conocer los días de aguinaldo anual que la empresa en donde se trabaja concede. 15 días será el mínimo, algunas empresas pagan más.
• Determinar los días laborados durante el año

Por Ejemplo:

José gana $ 8,000 pesos al mes y tiene laborando en la empresa 138 días. Para definir la parte promocional del aguinaldo se divide el número de días de aguinaldo que la empresa otorga entre los 365 días del año.

Después de Multiplicar la parte proporcional del aguinaldo por los días laborados, esto significa: 0.041 x 365 o bien los días trabajados proporcionales.

El resultado se multiplicará por el sueldo diario y te dará el total del aguinaldo correspondiente a ese año.

Aquí te dejo una útil herramienta en línea para calcular el aguinaldo de forma sencilla: https://www.nominapro.mx/calculadora-de-aguinaldo/

Impuestos Considerados para el Pago de Aguinaldo

Tanto patrones como trabajadores deben de cumplir con las obligaciones fiscales que todas las personas físicas y las personas morales tienen, y en el pago de aguinaldo no es la excepción. Estos son los impuestos que gravan el aguinaldo:

Impuesto Sobre la Renta (ISR)

Debido a que el aguinaldo es considerado como un ingreso para el trabajador, está sujeto al pago de Impuesto Sobre la Renta (ISR), y será la obligación del patrón calcular y retener el impuesto.

Al hacer el cálculo se debe considerar esta retención, sin embargo, hay que recordar que el aguinaldo no está gravado; es decir, no genera impuestos si no rebasa el importe equivalente a 30 veces el UMA.

Esta cantidad oscila entre los $ 2,000 y $ 2,100 en México.

Maneras de calcular el impuesto al aguinaldo: ISR

Para poder calcular la retención del impuesto sobre el aguinaldo se podrán utilizar tres procedimientos:

1. El de la ley del ISR: Aplicando las tablas o tarifas de ISR 2019 y el subsidio para el empleo al total de percepciones gravadas del mes de Diciembre incluyendo el aguinaldo gravado.
2. El del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en su artículo 142.
3. Efectuar el cálculo anual si conocemos el salario total anual del trabajador, para que el impuesto a cargo del trabajador sea retenido en el mes de Diciembre, ya sea en el pago del aguinaldo o en la segunda quincena del mes de Diciembre.

El pago de aguinaldo es una obligación por ley y existen diversos factores que intervienen, pero para tener finanzas sanas y cumplir con las obligaciones del patrón es necesario realizar el cálculo de aguinaldo para entregarle la cantidad justa a cada uno de nuestro empleados.

Realizar la balanza de comprobación y el balance general incluyendo el pago de esta prestación va a ayudar a comenzar el año con una noción real del presupuesto con el que contarás para el pago de servicios y materiales para tu manufactura.

Espero este articulo te sea de utilidad y no te olvides de dejarme un comentario.

Claudia Domínguez

¡Hola! Me encanta escribir y combinarlo con mi experiencia en el área administrativa. Disfruto ayudar a las personas a llevar sus finanzas personales y asesorar a las empresas en todo lo relacionado a su contabilidad.